Beleid voor de bescherming van persoonsgegevens

1. Wie zijn we?

De Farmaceutische Laboratoria Trenker hechten een groot belang aan de bescherming van de privacy en van persoonsgegevens. Dit ‘Beleid voor de bescherming van persoonsgegevens’ omvat informatie over de manier waarop de Farmaceutische Laboratoria Trenker deze gegevens verzamelen en verwerken. De Farmaceutische Laboratoria Trenker zijn een vennootschap naar Belgisch recht waarvan de maatschappelijke zetel zich bevindt in de industriezone II van Nijvel Zuid, Avenue Thomas Edison 32, 1402 Thines, en zijn geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0423.960.076. Het beleid werd opgesteld overeenkomstig de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (GDPR – General Data Protection Regulation) evenals de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.

Klanten kunnen hun rechten uitoefenen door contact op te nemen met de Farmaceutische Laboratoria Trenker (hierna ‘Wij/We’ of ‘Laboratoria Trenker’ genoemd) via dit e-mailadres: gdpr@trenker.be.

Contactgegevens van de verantwoordelijke voor de gegevensbescherming die het contact verzorgt en vragen over dit onderwerp opvolgt: DPO@trenker.be

2. Waarom hebben we uw gegevens nodig?

2.1. Communicatie en aanbieding van onze producten en diensten

Voor meerdere producten en diensten die de Laboratoria Trenker aanbieden, hebben we persoonsgegevens over u nodig om onze diensten aan u te kunnen verlenen of om de gevraagde producten aan u te kunnen leveren.

We verzamelen gegevens die u met ons wilt delen (via onze website, onze sociale netwerken of op een andere manier). Deze informatie bestaat uit persoonlijke gegevens aangezien ze betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Deze informatie omvat, maar is niet beperkt tot, vragen, opmerkingen, klachten, getuigenissen, bestellingen enz. De verwerking ervan is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarvan de betrokken persoon deel uit maakt, of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op verzoek van deze persoon worden genomen.

De betrokken persoon heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor een of meerdere specifieke doeleinden.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om u als klant in ons systeem te identificeren, om uw vragen via e-mail of telefoon te beantwoorden en om u onze producten en diensten aan te bieden.

De aard van de diensten die u vraagt, bepaalt het soort persoonsgegevens die wij mogelijk aan u vragen. Deze gegevens kunnen bestaan uit (deze lijst is niet uitputtend):

• gebruikelijke persoonsgegevens (voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, zakelijk of persoonlijk e-mailadres, zakelijk of persoonlijk telefoonnummer, zakelijk of persoonlijk adres, stad, postcode, land)

Bij uw bezoek aan de websites van de Laboratoria Trenker gebruiken we cookies om technische gegevens te verzamelen over de diensten die u gebruikt en over de manier waarop u deze gebruikt. Voor meer informatie over de cookies die de Laboratoria Trenker gebruiken, raadpleegt u het deel over cookies in punt 6 van dit beleid.

2.2. Informatie over onze acties en nieuwigheden

Wij willen u graag op de hoogte brengen van onze producten, diensten, evenementen en belangrijk nieuws. Indien u hiervoor uitdrukkelijk uw toestemming aan ons hebt gegeven, ontvangt u onze communicaties.

We verzamelen en verwerken uw naam, voornaam en e-mailadres voor direct marketing.

2.3. Naleving van wettelijke verplichtingen

De Laboratoria Trenker houden in bepaalde situaties persoonsgegevens bij, meer bepaald van elke vraag naar informatie die betrekking heeft op gezondheidsklachten en bijwerkingen van een product, of het nu gaat om een voedingssupplement, een medisch apparaat of een medicijn. Wij verzamelen en verwerken deze gegevens om in regel te zijn met een wettelijke verplichting die de verantwoordelijke dient na te komen in de volgende situaties:

• nutrivigilantie: systeem voor toezicht op voedingssupplementen na het in de handel brengen
• materiovigilantie: systeem voor toezicht op medische apparatuur na het in de handel brengen
• farmacovigilantie: systeem voor toezicht op medicijnen na het in de handel brengen

Binnen dit kader verzamelen we de datum van het voorval, uw naam, voornaam, beroep, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer en informatie over het betreffende product (naam, lotnummer, vervaldatum, zo volledig mogelijke omschrijving van de bijwerkingen).

3. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens in de volgende twee omstandigheden.

• Met de medewerkers van de Laboratoria Trenker

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met sommige medewerkers van de Laboratoria Trenker die deze nodig hebben om een taak of dienst voor hun functie binnen de laboratoria tot een goed einde te brengen.

• Met externe dienstverleners

De Laboratoria Trenker kiezen de dienstverleners met wie ze samenwerken, met grote zorgvuldigheid uit. We verzekeren dat zij het vertrouwelijke en persoonlijke karakter van uw persoonsgegevens respecteren. Deze externe dienstverleners voeren voor ons bepaalde verwerkingen uit, met inbegrip van maar niet beperkt tot, diensten met betrekking tot informatica, financiën en marketing. Zo kunnen wij onze producten en activiteiten op een optimale manier aan u voorstellen.

4. Waar worden uw persoonsgegevens opgeslagen?

Wij voeren controles uit om de veiligheid van onze informatiesystemen en gegevensverzameling te verzekeren. De locaties waar de persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, zijn uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.

5. Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen gedurende de periode die nodig is voor het gebruik ervan vermeld in punt 2 van dit beleid.

Voor direct marketing doeleinden bewaren wij uw gegevens voor een periode van drie jaar. Na deze drie jaar vragen wij opnieuw uw uitdrukkelijke toestemming om uw gegevens te mogen gebruiken.

In de mate waarin de wet dit oplegt, bewaren wij uw gegevens voor een periode van drie jaar. Zodra we uw gegevens niet langer nodig hebben en indien we niet wettelijk verplicht zijn om ze te bewaren, zullen wij uw gegevens definitief verwijderen of, indien dit niet mogelijk is, ze anoniem maken in onze systemen.

6. Wat houdt ons cookiebeleid in?

Dit deel over cookies en uw toestemming voor het gebruik van cookies is van toepassing voor elk bezoek aan onze website. U hebt uw toestemming voor het gebruik van cookies gegeven in de cookiebanner, en dit overeenkomstig de voorwaarden in deze banner en in dit deel.

Indien we persoonsgegevens aan de hand van cookies verzamelen, verwerken we deze volgens de bepalingen in dit beleid.

Wij gebruiken cookies voor bepaalde functionaliteiten op onze website. Indien uw browser geen cookies aanvaardt, kunt u deze website niet op een correcte manier gebruiken. Aan de hand van deze cookies registreert de website niet-persoonlijke gegevens (aantal bezoeken en bezoekduur, voorkeuren enz.). Deze informatie wordt vervolgens gebruikt om onze website en het gebruik ervan te verbeteren, bijvoorbeeld door informatie weer te geven waarin de gebruiker interesse heeft.

Indien u liever geen cookies gebruikt, kunt u ze in uw browser uitschakelen.

7. Welke rechten hebt u?

• Recht op inzage

U hebt het recht om te vragen of uw gegevens al dan niet worden verwerkt. Zo ja hebt u het recht om deze persoonsgegevens in te kijken. Daarnaast hebt u ook recht op informatie over de verwerking van uw gegevens.

• Recht op rechtzetting

U hebt het recht om ons te vragen om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren.

• Recht op verwijdering

U hebt het recht om ons in bepaalde omstandigheden te vragen om alle gegevens die op u betrekking hebben, uit onze systemen te verwijderen.

• Recht op een beperkte verwerking

U hebt het recht om ons te vragen dat we uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden in beperkte mate verwerken.

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U hebt het recht om ons te vragen dat wij uw persoonsgegevens aan u doorgeven of dat wij ze aan een derde doorgeven indien dit technisch haalbaar is.

• Recht op verzet van verwerking 

U hebt het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om persoonlijke redenen.

• Recht op intrekking van toestemming

Indien wij aan u een toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken, kunt u deze toestemming op elk moment, deels of geheel, intrekken zonder hiervoor een reden te vermelden.

• Recht op het indienen van een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

U hebt ook het recht om een klacht bij de bevoegde controle-instantie in te dienen. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. +32(0)2 274 48 00. contact@apd-gba.be

8. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen en contact met ons opnemen?

Om de bovenvermelde rechten uit te oefenen, stuurt u een schriftelijk verzoek:

• via e-mail: gdpr@trenker.be
• naar het adres: Farmaceutische Laboratoria Trenker, avenue Thomas Edison 32, 1402 Thines (Nijvel) – België

9. Hoe voeren wij wijzigingen aan dit beleid door?

Wij kunnen dit beleid aanpassen of vervolledigen indien we dit nodig achten. Bij belangrijke wijzigingen aan dit beleid wordt de toepassingsdatum aangepast en brengen wij u hiervan op de hoogte door u een kopie van het aangepaste beleid te bezorgen.

Wij raden u echter aan om dit beleid regelmatig te raadplegen zodat u weet hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.

Versie van 14/08/2020